업무 자동화, 사무자동화, 업무 매뉴얼 만들기, 업무 자동화 프로그램, RPA, 업무 효율화 등에 관심 많으신 분들은 앞으로 물범이의 IT연구소에 올라오는 다양한 리뷰와 소개글을 확인해 보세요.
업무를 하면서 업무 매뉴얼을 만드는 일은 생각보다 엄청 시간이 걸리고 부담되는 일 입니다.
그러면서도 인수인계나 신규입사자 교육 등 꼭 필요한 업무의 일부죠.
최근 회사에서 일의 범위가 넓으면서도 문서화된 업무 매뉴얼이 없어 구두로 배우고 처리해야 하는 상황이 있었습니다. 최대한 메모하고 기억해서 부단히 어찌저찌 업무를 진행해 나갔지만 아찔한게 사실이었습니다.
그래서 찾다가 발견한 사이트가 있어서 리뷰를 남겨 봅니다.
광고 아니고 실제로 필요해서 찾아보다가 알게된 서비스 입니다.
스텝하우 STEPHOW
물범이는 평소에도 자동화된 업무 시스템에 대한 욕구가 있는 편이라 종종 이런 서비스를 탐색하곤 합니다.
(이렇게 편리해진 세상에 이런 업무로 고생하고 싶지 않아!! 자동화 처돌이 물범이 입니다.
업무 매뉴얼은 각자 상황과 내용에 따라 달라지겠지만 기본적으로 이미지를 캡쳐하고, 클릭하거나 확인해야 하는 부분을 박스를 쳐서 표시를 하고, 이 부분에 대한 설명을 텍스트로 적는 식으로 작성이 됩니다.
대부분 큰 틀은 비슷하실 거라 생각됩니다. 스텝하우는 바로 이런 작업을 빠르게 도와주는 툴이더라구요.
1. 서비스 소개
말씀드렸듯이 페이지마다 캡쳐를 따고, 박스를 치는 이 부분이 꽤 아주 많이 번거롭습니다.
그러다 보니 작업 모습을 직접 보여주면서 구두로 설명하는 것이 더 편한 경우도 많습니다.
하지만 배우는 사람 입장에서는 모든게 다 새로운데 따라가기란 쉽지 않습니다.
이후에 다시 궁금해졌을때도 다시 물어보기도 쉽지도 않다보니 이 적응 기간이 참 힘이 듭니다.
서론이 길었지만, 물범이와 같은 고민을 하는 분들은 아래 설명을 보시고 업무에 적용할 수 있을지 한 번 상상해 보시면 도움이 될 것 같습니다.
(이런 서비스가 존재한다는 것만으로도 위로가..)
스텝하우 홈페이지의 이 이미지 2개를 보고 훅 끌려서 일단 무료 사용을 해봤습니다.
화면 자동 캡처, 매뉴얼 자동생성 뭔가 느낌이 오지 않습니까?! 기대감이 한껏 올라갑니다. 어떻게 해준다는 걸까요.
자 한번 보시죠.
성격 급하신 분들은 아래 홈페이지에서 가입하시고, 크롭 확장앱 링크를 올려두었으니 앱 추가 하셔서 바로 사용하시면 됩니다. (어차피 써보면서 익히실테니 이정도로만 설명합니다!)
스텝하우 홈페이지
스텝하우
1분 만에 만드는 가이드 문서, 스텝하우
stephow.me
스텝하우 크롬 확장앱
스텝하우 : 매뉴얼/가이드 문서 자동 생성툴 - Chrome 웹 스토어
Automatic Capture Chrome Extension
chromewebstore.google.com
2. 사용법
1) 가입하기
가입할때 물어보는 게 많습니다.
2) 서비스 온보딩
설문조사가 끝나면 게임처럼 가이드가 나옵니다.
이 과정을 마치면 첫번째 매뉴얼이 자동생성됩니다.
이렇게 가이드에 따라 클릭햇던 곳에 자동으로 빨간 원이 생긴 매뉴얼이 만들어졌습니다.
음, 이런식으로 만드는 것이군 하고 앞으로의 작업이 그려져서 좋았습니다.
그럼, 바로 본격적으로 내 문서를 만들어 보겠습니다.
페이지 좌측 패널에 간단한 정보들이 잘 나열되어 있습니다.
전체적으로 사용성에 있어 UI나 흐름이 심플하고 마음에 들었습니다.
매뉴얼을 만들면 텍스트로 썸네일을 볼 수도 있고
표지 이미지가 썸네일에 노출되게 설정도 됩니다.
텍스트 썸네일은 문서가 많아질 경우에 넘버링 붙이는 식으로 정리할 때 쓸수도 있을 것 같습니다.
3. 직접 만들어 본 스텝하우 사용 매뉴얼
물범이가 테스트겸 스텝하우를 익히면서 거의 바로 매뉴얼을 만들어 봤습니다.
이것 저것 눌러보면서 아주 빠르게 매뉴얼을 만들었어요!
4. 특징
1) 웹페이지, 로컬 화면 캡처
웹클리퍼들의 아쉬운 점은 웹페이지만 캡쳐가 가능하다는 것인데 스텝하우 유료버전은 로컬화면도 캡쳐가 됩니다.로컬 프로그램들의 매뉴얼을 만들일이 꽤 있을텐데 유용하겠습니다.
2) 링크 공유, 코드 복사, 임베딩
다 만든 매뉴얼을 공유하는 기능들도 다양해서 좋습니다. 접근권한을 설정해서 링크로 공유할 수도 있고 제가 한 것처럼 임베딩도 가능합니다.
3) 공동 매뉴얼 제작
팀원을 추가해 공동으로 편집해서 매뉴얼을 만들수 있습니다.여러 분야의 인원의 지식이 필요할때 요긴하겠습니다.
무료버전은 5인까지 초대가 됩니다.
5. 가격
자, 어느정도의 유용성을 확인했다면 중요한 것은 가격이죠. 스텝하우 무료버전은 5개까지 제공되고, 웹페이지에서만 쓸수 있습니다.
무제한 사용은 19,900원으로 약 2만원 정도의 가격입니다.(개인 사용, 월간 플랜) 소프트웨어의 잠재력을 맛보고 바로 2만원 정도 가까운 결제를 해야하는 상황인데, 조금은 부담스러운 감이 있다고 생각했습니다. (연간은 15,900원)
(웹페이지에서만 작동하는 좀 더 라이트한 버전의 중간 모델도 있으면 좋지 않을까요?!)
6. 아쉬운점
그리고 조금 아쉬운건 편집시에 이미지 때문인지 로딩속도가 아직 좀 느리다고 느껴졌습니다.
성격 급한 물범이는 PPT에 휙휙휙 던져놓고 바꾸고 빠르게 작업하면서 결과물을 완성하는 편입니다.
그런데 속도가 느리다 보니 조금 답답했습니다. 그러다 보니 용량이 좀 큰 파일을 만들기에는 부담스러웠습니다.
그리고 이미지를 편집할 때 좌측에 목차형식의 이미지의 제목이 뜨게 되는데,
목차로 순서 편집이 가능하게 기능이 추가가 되면 더 편리할 것 같았습니다.
순서를 바꾸거나 하는 경우도 꽤 빈번하니까요!
7. 기타 포인트
하지만 분명한건 매뉴얼을 만들때 캡쳐와 박스 그리기 작업을 획기적으로 줄여주기 때문에 활용도가 좋다고 생각했습니다. 이렇게 바로 사용성이 있을만한 툴은 오랜만인듯 싶습니다.
구글 앱 추가로 사용하는 면도 쉽게 접근할 수 있다보니 마음에 들었습니다.
대외비나 무거운 자료들은 심리적으로 꺼려지는게 사실입니다. 하지만 일상적인 업무에서는 충분히 활용하기 좋은 툴이었습니다.
5. 번외 이야기
현재 전체 업무관리는 옵시디언으로 정리 하고 있습니다. 옵시디언으로 관리하면 개인위키로 쓰기에 괜찮은데 시각화 부분에서는 아무래도 조금 어려운 상태입니다. 그럴때 스텝하우와 같이 쓰면 요긴하게 쓸 것 같습니다.